Кратчайший путь к эффективной системе управления организации

Когда в различных компаниях осознают необходимость перехода к системному управлению и внедрению разнообразных управленческих инструментов, то, как правило, выбирают самые разнообразные пути: инициируют внедрение программного обеспечения для бизнеса или  популярных методик и техник управления,  нанимают разнообразных консультантов, бизнес-тренеров или опытных топ-менеджеров, нередко комбинируя всё это друг с другом.  Как я уже писал в предыдущем посте, нередко всё это носит хаотичный и бессистемный характер, поэтому компании получают сомнительный эффект. Сомнительный потому, что, либо компании  совершенно не оценивают ожидаемый экономический эффект, либо оценивают его только в краткосрочной перспективе. Большинство компаний не рассматривают косвенный эффект, который может быть получен параллельно с прямым экономическим эффектом, а также возможный совокупный эффект, если внедрение разнообразных управленческих инструментов будет носить организованный и скоординированный характер, который даст компании целую цепочку системных улучшений, принесёт более ощутимую выгоду и повысит удовлетворённость владельцев/акционеров компании.

Между тем существует довольно простой путь к  решению целого комплекса управленческих задач и построению эффективной системы управления, обеспечивающий организации:

  • гибкость — лёгкость адаптации к постоянно меняющимся условиям внешней среды и внутренней среды;
  • масштабируемость  — лёгкость адаптации в случае роста бизнеса или наоборот быструю реструктуризацию при свёртывании
  • устойчивость — лёгкость адаптации к кризисным явлениям на рынке

Любая система — это продукт инжиниринга  (в данном случае можно сказать бизнес-инжиниринга), то есть инженерной науки, поэтому методы построения системы управления организации аналогичны построению систем из любых других областей знаний. Современные инженерные методы подразумевают, что прежде чем реализовывать систему её необходимо спроектировать: разработать проектную документацию, на основе которой уже будет создана система. Ещё более современные методы подразумевают использование систем автоматизированного проектирования (САПР), которые позволяют разработать модель будущей системы и на основе этой модели получить проектную документацию для её реализации. Преимущество использования САПР заключается в комплексном эффекте, который повышает качество проектной документации, а соответственно и качество продукта, и позволяет снизить возможные риски и более эффективно управлять жизненным циклом продукта. Всё это способствует сокращению затрат на создание продукта без ущерба его качеству.  Точно также используя современные подходы, методы, техники и инструменты можно получить модель организации, которая является основой для построения системы управления.

Значение термина «модель организации» довольно сходно с значением термина «бизнес-модель», поэтому нередко деятельность по созданию модели организации называют бизнес-моделированием, а специальное программное обеспечение для разработки моделей называют системами бизнес-моделирования.  Термин «бизнес-модель», в наиболее широком значении подразумевает схему монетизации бизнеса, т.е. схему, каким образом бизнес формирует доход. Есть более узкое значение — это модель основного бизнес-процесса компании (процесса, который генерирует доход компании). И наконец профессиональное значение  термина бизнес-модель подразумевает детальную модель всей компании, что по сути сопоставимо с понятием «модель организации».  Поэтому разработка детальной модели организации (детальной бизнес-модели) и является кратчайшим путём к построению целостной и интегрированной системы управления.

Что из себя представляет модель организации.  Если следовать концепции представленной в предыдущем посте, о том что система управления состоит из  взаимосвязанных элементов, таких как цели, бизнес-процессы, организационная структура, информационная структура, структура информационных систем и ИТ-инфраструктура, то модель организации созданная с использованием профессиональной системы бизнес-моделирования представляет собой совокупность структурированных и упорядоченных схем, диаграмм, документов и таблиц, то есть:

  1. Цели обычно выражаются в виде структуры целей и набора стратегических карт, а также показателей с помощью которых оценивается достижение целей
  2. Бизнес-процессы выражаются в виде диаграмм бизнес-процессов, составленных посредством  разнообразных стандартных нотаций описания бизнес-процессов, таких как IDEF0, eEPC, BPMN и т.д,
  3. Организационная структура выражается организационными диаграммами (всей организации в целом и подразделений), а также детальным описанием должностей и подразделением в контексте.
  4. Информационная структура представляется структурой документов с определением их атрибутов и базовых шаблонов, базами данных, таблиц из которых они состоят и структуры этих таблиц и других  носителей информации.
  5. Информационные системы представляются структурой сервисов информационных систем: модулей и функций и описанием их функционирования
Содержимое модели
Содержимое модели
e2b_an_goals_1
Пример структуры целей компании и стратегической карты
Пример структуры бизнес-процессов и отдельной диаграммы в нотации IDEF0
Пример структуры бизнес-процессов и отдельной диаграммы в нотации IDEF0
Пример организационной структуры компании и оргдиаграммы подразделения
Пример организационной структуры компании и организационной диаграммы отдельного  подразделения
Пример фрагментов структуры документов и концептуальной структуры баз данных компании
Пример фрагментов структуры документов и концептуальной структуры баз данных компании
Пример фрагмента структуры информационных систем компании
Пример фрагмента структуры информационных систем компании

Как использовать разработанную модель?

На основе модели организации можно получить наиболее актуальный и полный комплект документации, описывающий  её деятельность в наиболее удобном и доступном для всех заинтересованных лиц виде. Нередко эту документацию называют регламентирующей (регламентной) документацией предприятия, иногда документацией системы менеджмента качества (если предприятие внедряет данную систему), я же предпочитаю использовать термин документация системы управления организации (компании, предприятия и т.д.).  Информация в модели организации, как правило, представлена в виде,  удобном для восприятия узким кругом экспертов, которые с ней работают: специалистов по бизнес-моделированию, бизнес-архитекторов, бизнес-аналитиков и т.д., тогда как та же самая информация, содержащаяся в документации системы управления, представляется в форматах более удобных для восприятия широкой аудитории пользователей — от топ менеджеров до рядовых сотрудников. Обычно это разнообразные регламенты, должностные инструкции, положения и т.д.   Наиболее важный момент:  если модель организации разработана верно и поддерживается в актуальном состоянии, то документация отражает наиболее объективную и реальную картину, как должна функционировать организация, чтобы достигать поставленных целей и быть успешной. Поэтому данная документация будет являться наиболее эффективным пособием, справочником, базой знаний для построения и поддерживания требуемой системы управления и функционирования организации в целом.

Преимущества использования модели и документации на её основе.

Возникает закономерный вопрос, а почему бы не обойтись без единой и централизованной модели, и так можно работать, достигать поставленных целей и быть успешной организацией. Возможно можно. Но, перечислю  лишь преимущества, лежащие на поверхности,  которые даёт применение модели организации:

  • Внедрение управленческих инструментов. Внедрение управления по целям (Management by Objects) системы менеджмента качества на базе стандартов ISO, внедрение сбалансированной системы показателей (Balanced Scorecard), бережливого производства (Lean management) и многих других популярных инструментов управления в любом случае подразумевает формализацию и документирование целей, стратегии, процессов, организационной структуры. Решая эти задачи через разработку модели с использованием профессиональных систем бизнес-моделирования, организация в любом случае получает больший эффект, чем при разработке просто документов вручную:
    • Во-первых, документация получается более качественной, наглядной, выполненной в едином формате и содержит меньше оформительских ошибок, поэтому повышается эффективность восприятия информации персоналом.
    • Во-вторых, через модель документы легче поддерживать в актуальном состоянии, соответственно затраты на поддержку будут значительно ниже, а качество намного выше. Если не заниматься актуализацией регламентирующей документации, то рано или поздно они перестанут соответствовать реальной модели работы организации и система, реализованная на базе этих документов превратится в якорь вместо того, чтобы быть двигателем всей организации.
    • В третьих, модель организации может использоваться и для других задач: внедрения информационных систем, системы бюджетирования, поддержки принятий решений и т.д. поэтому совокупный эффект от использования модели будет выше, чем если просто написать эти документы без использования модели, а суммарные затраты ниже.
  • Наличие модели делает организацию более визуализированной и прозрачной (легче представить, как всю организацию, так и её отдельные элементы). Не секрет, что каждый человек вовлечённый в работу организации от владельца до рядового сотрудника всё равно управляет моделью  этой организации, которую он представляет у себя в голове. Просто у одних она более туманна и полна «белых пятен», а у других более детализирована. Но никто не гарантирует, что даже те лица, которые обладают более детализированной картиной, имеют реальный и правильный взгляд на модель работы организации, а не ложный, надуманный, домысленный. Поэтому наличие правильно оформленной и актуальной модели делает взгляд на организацию единым для всех вовлечённых в работу сотрудников. Это  упрощает коммуникации и донесение информации,   выработку и принятие решений, контроль их исполнения, взаимодействие с владельцами бизнеса. А это, в свою очередь, делает деятельность организации боле динамичной,  персонал более сплочённым и мотивированным,  стратегические цели — более достижимыми.
  • Организационные изменения. Наличие модели позволяет производить организационные изменения более спланированно и менее болезненно для деятельности компании и бизнеса в целом. Их проще, обосновать, взвесить все за и против, оценить риски и наконец выработать наиболее оптимальную стратегию их реализации, а также донести до всех сотрудников организации важность выполнения этих изменений.
  • Бюджетирование. Наличие модели значительно упрощает внедрение системы управления бюджетом организации, так как модель уже содержит все процессы, организационную структуру, позволяет легко определить центры доходов и расходов, лиц, ответственных за бюджеты и получить исходные данные для расчёта бюджетов отдельных подразделений и организации в целом. В итоге организация получит более обоснованный, реалистичный и сбалансированный бюджет.
  • Бизнес-планирование и инвестиционные решения. Я вообще не представляю, как, не имея модели организации, разработать реалистичный бизнес-план всей организации или её отдельного бизнес-направления.  Тоже самое касается разработки новых продуктов и/или услуг и запуска новых направлений деятельности. Детальная бизнес-модель таких проектов может служить исчерпывающим источником для составления отдельных разделов бизнес-плана и расчёта ожидаемых финансово-экономических показателей. Поэтому наличие детально проработанной модели для нового бизнес-проекта существенно повышает шансы на его успех, позволяет более объективно оценить риски и обосновать проект перед инвесторами. Напротив, если разработке бизнес-плана не предшествовал разработка детальной бизнес-модели проекта, то такой бизнес-план вряд ли будет успешно реализовано. К нему просто не может быть доверия.
  • Внедрение информационных систем и различного ПО. Модель организации обычно включает в себя: детальную модель процессов, которая, в том числе, описывает, как используется необходимая информационная система или другое ПО, описание документов, информации, баз данных, их структуры и характера использования, описание должностей и/или ролей, которые используют информационную систему и ПО, т.е. профили типичных пользователей и, наконец, структуру информационной системы с описанием её модулей и функций. Таким образом, модель организации содержит исчерпывающий набор информации, необходимый для формализации требований к информационной системе. Исчерпывающий означает, что помимо технического задания, модель позволяет оценить объём и сложность внедрения, возможные риски, предусмотреть и спланировать мероприятия по обучению пользователей, определить требования к ИТ-инфраструктуре, а также обосновать целесообразность инвестиций в программное обеспечение и ИТ-инфраструктуру и, в конечном итоге, выбрать программное обеспечение для внедрения информационной системы и его поставщика, которые наилучшим образом будут удовлетворять нуждам организации. В итоге компания сможет рассчитывать на максимальную отдачу от владения и использования приобретённого программного обеспечения, окупаемость и быстрый возврат инвестиций, вложенных в его приобретение и адаптацию под нужды компании.
  • Вся информация, касающаяся модели работы организации хранится в одном месте. Это очень удобно, так как облегчает обзор этой информации, работу с ней и внесение изменений. Данные, изменённые одном месте, обновляются везде, где они упоминаются.  Такой подход оптимизирует затраты на поддержание модели и документации, которая формируется на её основе в актуальном состоянии. О том что поддержка модели в актуальном состоянии имеет большое значение я упомянул в вышестоящем пункте и буду не раз возвращаться к этому в последующих постах.
  • Развитие персонала. Документация системы управления, которая создаётся на основе модели,  служит удобным инструментом подготовки новых сотрудников и контроля качества работы существующих.

Можно выделить и другие преимущества использования модели, однако и из вышеперечисленного можно сделать вывод: разработка и использование модели организации существенно упрощает множество задач, связанных с управлением организацией и облегчает жизнь менеджменту, а также позволяет увеличить КПД проектов связанных с совершенствованием системы управления организации, то есть получить значительно больший эффект при тех же затратах. Таким образом разработка детальной модели организации является кратчайшим и надёжным путём к построению системы управления организации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *