Что такое системное управление организацией и для зачем оно необходимо?

Сейчас модно говорить о том, что организации, которые управляются «вручную» не эффективны и что управление организацией должно быть системным. При этом никто не даёт чёткого определения, что такое «системное управление». Выскажу своё мнение по этому поводу…

Системное управление подразумевает наличие некоей системы, которая помогает компании добиваться лучших результатов, быть более устойчивой к разнообразным вызовам и кризисным явлениям и, в конечном итоге, достигать своих целей с меньшими затратами и в более короткие сроки.  Т.е. чтобы перейти к системному управлению, организация должна создать и внедрить эту самую систему, т.е.  систему управления организации.

Закономерный вопрос, что такое система управления организации? Cистема управления организации – это система, с помощью которой организация управляет объектами внутренней и внешней среды (клиенты, партнёры, ресурсы, оборудование, продукты, технологии, персонал) для достижения своих целей в долгосрочной перспективе. Элементами этой системы являются цели (в разрезе объектов управления, т.е. цели, в области клиентов, партнёров, ресурсов, оборудования, продуктов, технологий, персонала), бизнес-процессы, посредством которых обеспечивается технология управления, персонал, выполняющий эти бизнес-процессы,  объединённый в организационную структуру, информационные системы и ИТ –инфраструктура (оборудование, системное программное обеспечение), на базе которой разворачиваются информационные системы.

Акцентирую своё внимание на том, что я стараюсь использовать термин «организация»  как обобщение для таких понятий как «компания», «бизнес», «корпорация», «предприятие» «учреждение», «государственный орган», и т.д. потому в каждом из них люди вынуждены организовывать свою работу, чтобы достигать поставленных целей и чем выше численность людей занятых в  деятельности организации, тем больше внимания она должна удалять внимание системным методам управления

Концептуально, систему управления организации я привык изображать следующим образом:

Концептуальное изображение системы управления организации

Эти концептуальная схема, демонстрирует каким образом взаимосвязаны  элементы системы управления организации:

  • Первичны цели, для достижения которых создаётся организация, и то каким образом они должны быть достигнуты (стратегия)
  • Механизм достижения целей определяет, каким образом должны быть организованы бизнес-процессы организации, т.е. цели первичны по отношению к бизнес-процессам
  • Бизнес-процессы в свою очередь первичны по отношению к организационной структуре. Т.е. сначала нужно определить процессы, их взаимосвязь и последовательность выполнения, а потом уже ,то какое должностное лицо, наилучшим образом, организует, выполнит, проверит, тот или иной процесс.
  • Процессы и организационная структура первичны по отношению к  информационной структуре. Информационная структура — это организованная и упорядоченная совокупность всей информации, которая перемещается и хранится внутри компании в виде документов, информации в базах данных информационных систем и разнообразного ПО, информация, которая передаётся устным путём и т.д.  Т.е. процессы и организационная структура определяют информационную структуру компании.
  • Процессы, организационная и информационная структуры первичны по отношению к информационным  системам компании, например:
    • модель бизнес-процессов компании позволяет  определить какой набор сервисов информационной системы необходим, чтобы бизнес-процессы были максимально эффективными
    • Организационная cтруктура позволят определить должностных лиц, которые будут работать с сервисами информационных системы и детализировать их требования
    • Информационная структура позволяет определить какие информационные потоки будут автоматизированы посредством информационных систем, какие данные должны храниться в базах данных информационных систем и какова их структура.
  • Информационные системы первичны по отношению к ИТ-инфраструктуре, так как они определяют необходимую архитектуру, а также требования к производительности, безопасности, надёжности и другим параметрам ИТ-инфраструктуры.

Именно так  должно осуществляться  внедрение системных методов управления от выработки и формализации целей через разработку и внедрение оптимальной модели бизнес-процессов, организационной и информационной структуры к информационным системам и ИТ-инфраструктуре. Такой подход при использовании определённых методов, технологий и инструментов позволяет создать комплексную целостную интегрированную систему управления организации. Целостная — означает что вся организация рассматривается как единое целое,  как и её система управления. Интегрированная — означает что все элементы связаны между собой и персонал организации имеет чёткое представления о том каким образом они взаимосвязаны.  Такая система управления обеспечит работу организации как слаженный и безотказный механизм, откроет организации новые возможности, снизит риски и сделает цели более достижимыми.

К сожалению, на практике трудно встретить организацию, которая занималась бы развитием системы управления, последовательно и планомерно. В большинстве случаев, организации подходят к этому хаотично и сумбурно, другими словами, когда «припечёт». Некоторые пребывают в поисках некоей «серебряной пули», т.е. какого-либо готового решения для управления, которое можно купить и оно в одночасье сможет решить все их проблемы управления, а разочаровавшись, вообще игнорируют системное развитие и не верят, что оно в состоянии дать результат. Типа, пробовали — не работает. Наконец, есть такие, которые занимаются этим регулярно, но создаётся впечатление, что они  пытаются собрать «паззл» из различных популярных методик, подходов  управления, программных продуктов и т.д. В таких случаях, очень часто имеет место дисбаланс в управлении компании, когда добившись успеха в одних процессах , например, в области продаж или производства,   компания может отставать в других процессах, например, управления проектами или закупками. Эта ситуация создаёт эффект «узкого горлышка»,  и не даёт воспользоваться результатами системных улучшений в полной мере.  Кроме того, положительные результаты достигаются слишком большой ценой.

Управленческий "паззл"

Напротив, комплексный системный подход охватывающий цели, процессы, организационную, информационную структуры, информационные системы и ИТ-инфраструктуру, позволяет создать целостную интегрированную систему управления, которая может быть структурирована на подсистемы , для более эффективного управления организацией:

Подсистемы управления

Переход к системному управлению и построение полноценной системы управления подразумевает широкий спектр организационных изменений и определённые инвестиции (в штатных специалистов и/или внешних консультантов, программное обеспечение и ИТ-оборудование, обучение персонала и т.д.). К организационным изменениям нередко холодно, если не враждебно, относится персонал внутри организации,  а инвестиции нужно обосновать, чтобы получить их в достаточном объёме. Поэтому возникает закономерный вопрос: стоит ли овчина выделки? Зачем организации нужна система управления, какую конечную выгоду это принесёт собственнику (акционерам) организации?  Нередко, когда я задавал вопрос представителям какой-нибудь компании, зачем они хотят приобрести какую-нибудь информационную систему, например, CRM или ERP, или внедрить какой-нибудь инструмент управления, например, сбалансированную систему показателей, управление по целям или систему менеджмента качества, то получал такие типичные ответы:

  • Потому что это возможно поможет решить наши проблемы;
  • Потому что нам это предлагают и обещают, что это решит наши проблемы
  • Потому что это купила вон та компания (конкурент или партнёр, или компания в которой ранее работал один из нынешних топ менеджеров);
  • Потому что это модно и круто все покупают и наверно нам нужно

Такая мотивация для проектов внедрения разнообразного программного обеспечения или инструментов управления говорит о том, что менеджмент компании абсолютно не связывает проекты внутреннего развития организации с долгосрочной стратегией и достижением бизнес-целей. Более того, подобные ответы могут говорить, о том что что у организации вообще отсутствует стратегия развития, либо она существует только на бумаге или не реализуется в полном объёме. Также, можно быть уверенным, что подобные проекты даже если и будут успешно завершены, то вряд ли они принесут желаемый результат. Практика показывает, что желаемый результат в таких случаях достигается после рядя набитых шишек и повторных итераций.

Именно поэтому системное управление нужно рассматривать не в контексте отдельных популярных и разрекламированных инструментов управления или программных продуктов для информационных систем, а в контексте развития целостной интегрированной системы управления организации. Тогда легче сформулировать ответы на вопрос для чего оно необходимо:

  • Для того чтобы повысить шанс на успех организации. Под успехом в данном случае понимается достижение стратегических целей организации с минимальными затратами и сроками.  Успешная  организация – это не та организация, которая достигла своих целей, а та которая, достигла своих целей в разумные сроки и с разумными затратами. Учитывая, что разработка и последующее развитие эффективной системы управления, может сократить сроки и затраты на достижение стратегических целей организации, а соответственно повысить шансы на успех организации. Необходимо отметить, что большинство организаций вообще не достигают своих целей, не говоря о том, чтобы быть успешными. Процент успешных организаций ничтожно мал по сравнению с неуспешными. Люди предпочитают обращать внимание на красивые истории успеха, но реалии жизни таковы, что некрасивых провалов в десятки раз больше. Поэтому чтобы достигнуть успеха организация должна иметь такую систему управления целями, бизнес-процессами, ресурсами, которая позволяет, реагируя на запросы рынка, быстро производить товары и услуги высокого качества и по умеренным ценам;
  • Для того чтобы повысить инвестиционную привлекательность организации или её отдельных проектов. Мы живём в мире, где правит капитал, и даже государственные организации вынуждены привлекать частный капитал для реализации своих проектов, не говоря уже о частном бизнесе. Инвестиции позволяют, ускорить процесс развития организации, сократить время достижения стратегических целей, выиграть конкурентную гонку,  однако их не всегда так просто получить на выгодных условиях. Прозрачная и эффективная система управления организацией существенно повышает шансы на привлечение инвестиций на очень выгодных условиях.
  • Для того чтобы повысить ликвидность и капитализацию организации. Ликвидность подразумевает способность продать организацию или её долю, а капитализация —  стоимость компании. Опять же прозрачная и эффективная система управления организацией, существенно повышает ликвидность и капитализацию  этой организации и способствует быстрой и выгодной продаже.

При таком взгляде на вещи, организация может сформировать и реализовать стратегию развития таким образом, что каждый шаг направленный на внутреннее развитие организации и её системы управления, будет приносить эффект, положительно влияющий на внешнее развитие компании, которое может быть выражено в  увеличении доли рынка, оборота, выручки и, в конечном итоге, прибыли. Это даёт несомненно более солидную поддержку проектов, направленных на внедрение системных методов управления у собственников и дополнительные стимулы для менеджмента и персонала компании, соответственно риски подобных проектов будут ниже, а  качество, рентабельность инвестиций и полученный эффект — значительно выше.

Поэтому внедрение системных методов управления рациональнее осуществлять  через построение и развитие целостной интегрированной системы управления. Другое дело, что для такого подхода необходима эффективная методика, которой я планирую поделится в цикле следующих постов

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *